domingo, 21 de noviembre de 2010

Control gerencial

El control se puede definir como la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.




Stephen define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente".
Para Harold Koontz y Ciril O´Donell “Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan”.
Robert B. Buchele señala que “es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias”.
Para Robbins el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"
Fayol sostiene que “el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos”.

El control es de vital importancia dado que:  
-     Establece medidas para corregir las actividades, de tal      forma que se enlacen los planes exitosamente.

-      Determina y analiza rápidamente las causas que puede originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

-     Localiza a los sectores responsables de la  administración,    desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

-      Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamente al reiniciarse el proceso de planeación.

-       Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

-     Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

El control tiene una connotación negativa pues se le asocia con restricción, imposición delimitación o vigilancia. Y se considera positiva porque constituye una herramienta a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación .



El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
La aplicación del control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
El control gerencial es el proceso por el cual los gerentes se aseguran que la obtención y uso de los recursos se efectúen en forma efectiva y eficiente, en el logro de los objetivos de la organización.

Tiende a ser rítmico, sigue una pauta y es recurrente mes tras mes y año tras año; los gerentes de línea conforman los puntos focales del control gerencial y son las personas cuyos juicios han sido incorporados en los planes aprobados, quienes deben influir sobre otros y cuyo desempeño es medido por la alta dirección.
El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa, generalmente recae en el gerente general de la compañía ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de control y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.
.Algunas características son:
-       Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales
-         La información debe comparar lo planeado con lo realizado.
-        Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.
-        Es periódico, programado, rítmico.
-        Debe ser íntegro.
El control gerencial constituye un proceso mediante el cual una organización se asegura que la ejecución concuerda con la planificación; permite conocer las posibles desviaciones entre lo planificado y lo real con el objeto de arbitrar las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de metas y objetivos planificados.

viernes, 19 de noviembre de 2010

Comunicación

La comunicación puede definirse como un proceso mediante el cual un individuo (emisor) le transmite a otro (receptor) determinada información, a través de la palabra u otro medio (canal) con un propósito determinado.
   
La Comunicación es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o más personas. Es un proceso bilateral, un circuito en el cual interactúan y se interrelacionan dos o más personas a través de un conjunto de signos o símbolos convencionales, por ambos conocidos.

  

 Para que exista comunicación debe existir un emisor, un receptor, un mensaje y un canal a  través del cual se enviará el mensaje. Si alguno de estos elementos falla, se dice que se  ha producido una interferencia y no podrá establecerse la comunicación. 

                     
                               
Emisor: La persona (o personas) que emite un mensaje.
Receptor: La persona (o personas) que recibe el mensaje.
Mensaje: Contenido de la información que se envía.
Canal: Medio por el que se envía el mensaje.  
Código: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.
Contexto: Situación en la que se produce la comunicación.


Tipos de comunicación

Comunicación interpersonal

Es aquella que se realiza
 generalmente cara  a cara,   
entre dos  individuos o un
grupo reducido de
personas.

Comunicación masiva

Está representada principalmente en
los  medios de  difusión de  información:
radio,  televisión,  enviado por un emisor
 y no hay  respuesta inmediata,
hay miles de  receptores:  viendo,
oyendo o  leyendo los mensajes.


Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional es
aquella que instauran las instituciones
y forman parte de su cultura o de
sus normas.


En las empresas existe la comunicación formal e informal.

Comunicación organizacional formal:

La establece la propia empresa, es estructurada en función del tipo de organización y de sus metas, es controlada y sujeta a reglas. Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas está el memorándum, las reuniones con agenda escrita y entregada previamente.

La comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:

Comunicación descendente: de la dirección o gerencia hacia el personal.
Comunicación ascendente : del personal hacia la dirección.

Comunicación horizontal: se da  entre el personal de igual jerarquía.

Comunicación diagonal: entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan,  no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta, por ejemplo, contraloría solicita urgente a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

Comunicación organizacional informal

Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresa, según como se emplee.

De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización.
La comunicación de una persona para que sea realmente efectiva, debe ser armónica, equilibrada en cuanto a los recursos o lenguajes que utilice, de allí que comunicacionalmente se hable de:
Lenguaje escrito (a través de la escritura)
Lenguaje oral (conversaciones, discursos, conferencias, charlas)
Lenguaje corporal (movimientos del cuerpo en el espacio, gestos faciales, de manos, etc.)


La transmisión y efectividad de los mensajes tienen mucho que ver con el tipo de lenguaje utilizado. En el caso de presentaciones orales, la correspondencia entre la persona, el mensaje, el tono de voz y los gestos es indispensable, ya que los mensajes emitidos son percibidos por una especie de filtro que recibe información,
gestos, tono de voz, todo ello de forma global.





La comunicación eficaz entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor.
La comunicación efectiva es aquella que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el transmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia.

La comunicación efectiva reúne cinco principales características para llevarla a cabo,
siendo las siguientes:

-       Llevar el mensaje adecuado a las personas adecuadas
-       Existencia de un cambio de conducta esperado en el receptor.
-       Tener retroalimentación del mensaje enviado. Saber escuchar, saber hablar.
-       Coherencia entre el lenguaje verbal y el corporal.
-       Transmitir el mensaje en el momento oportuno, con las palabras adecuadas y una actitud apropiada.

La comunicación es  uno de los pilares fundamentales en los que se apoya cualquier tipo de relación humana, a través de ésta es que conocemos a las demás personas, sus ideas, sus sentimientos, sus valores, hechos y pensamientos. Permite a los seres humanos comprenderse y compartir lo que son, lo que sienten y lo que saben.

En cualquier actividad donde se necesite estar en permanente contacto con alguien, la comunicación es fundamental para el éxito de dicha labor y para su correcto funcionamiento. 
Las organizaciones no pueden existir sin comunicación porque se requiere para acordar el trabajo que se va a realizar y para intercambiar instrucciones que permitan realizar lo correcto para el logro de metas y objetivos. Además, La cooperación entre los integrantes de un grupo de trabajo tiene como base la comunicación, sin ella sería imposible, porque la gente no podría dar a conocer sus necesidades y obtener la comprensión y el apoyo de los demás.

De igual modo, para la toma de decisiones en grupo es indispensable la comunicación, sin ella no sería factible el intercambio y la aportación de ideas, opiniones y sugerencias que lleven a una buena decisión con la que todos se sientan comprometidos.
Cuando la comunicación es eficaz, es más probable que se logre la calidad y productividad, ya que una buena comunicación tiende a alentar el buen desempeño y promueve la satisfacción de los trabajadores.
La comunicación es de gran importancia para una empresa ya que ésta se encuentra presente en toda actividad empresarial, es un proceso que involucra permanentemente a todos los empleados y contribuye al cumplimiento de los procesos administrativos a fin de que las organizaciones puedan alcanzar sus metas y vencer los desafios que se les presenten.

 

miércoles, 17 de noviembre de 2010

Liderazgo

Para Harold Koontz es “el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales”.
Chiavenato Idalberto,  destaca que “es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos



El liderazgo es la capacidad de comunicarse con un grupo de personas, influir en sus emociones para que se dejen dirigir, compartan las ideas del grupo, permanezcan en el mismo, y ejecuten las acciones o actividades necesarias para el cumplimiento de uno o varios objetivos.


Liderazgo como cualidad personal
En los albores de la historia, el líder era concebido como un ser superior al resto de los miembros del grupo, con atributos especiales. Un individuo al demostrar su superioridad ante la comunidad se convertía en el líder y se consideraba que estos poderes o atributos especiales nacían con ellos.
Con el auge de la psicología, se ha tratado de fundamentar esta perspectiva a partir del fuerte vínculo psicológico que establecemos con nuestro padre, la primera figura arquetípica que tenemos. Estudios psicológicos sobre el liderazgo sostienen que buscamos en nuestros líderes la seguridad que nos proporcionaba el símbolo paterno y así, como conceptualizábamos a nuestro padre como un ser perfecto e infalible, reproducimos esta fijación hacia nuestros líderes, considerándolos más grandes, más inteligentes y más capaces que nosotros.
Aunque actualmente ya no se piensa que estas habilidades son supernaturales y que las habilidades que hacen a un líder son comunes a todos, sí se acepta que los líderes poseen éstas en mayor grado.
Los estudios sobre el liderazgo señalan que los líderes tienden a ser más brillantes, tienen mejor criterio, interactúan más, trabajan bien bajo tensión, toman decisiones, tienden a tomar el mando o el control, y se sienten seguros de sí mismos.
Características de un líder
-          Capacidad de comunicarse. La comunicación es en dos sentidos, debe expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda. También debe saber escuchar y considerar lo que el grupo al que dirige le expresa.

-          Inteligencia emocional. Es la habilidad para manejar los sentimientos y emociones propios y de los demás, de discriminar entre ellos y utilizar esta información para guiar el pensamiento y la acción. Los sentimientos mueven a la gente, sin inteligencia emocional no se puede ser líder.

-          Capacidad de establecer metas y objetivos. Para dirigir un grupo hay que saber a dónde llevarlo, sin una meta clara ningún esfuerzo será suficiente, las metas deben ser congruentes con las capacidades del grupo de nada sirve establecer objetivos que no se pueden cumplir.

-          Capacidad de planeación. Una vez establecida la meta, es necesario hacer un plan para llegar a ella. En ese plan se deben definir las acciones que se deben cumplir, el momento en que se deben realizar, las personas encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc.

-          Un líder conoce sus fortalezas y las aprovecha al máximo, también sabe cuáles son sus debilidades y busca subsanarlas.

-          Un líder crece y hace crecer a su gente. Para crecer, no se aferra a su puesto y actividades actuales. Siempre ve hacia arriba. Para crecer, enseña a su gente, delega funciones y crea oportunidades para todos.

-          Tiene carisma. Carisma es el don de atraer y caer bien, llamar la atención y ser agradable a los ojos de las personas. Para adquirir carisma, basta con interesarse por la gente y demostrar verdadero interés en ella; en realidad, en el carisma está la excelencia.

-          Es Innovador. Siempre buscará nuevas y mejores maneras de hacer las cosas.

-          Un líder es responsable. Sabe que su liderazgo le da poder, y utiliza ese poder en beneficio de todos.
  

Los factores que condicionan el comportamiento de un lider

Factor persona

El directivo que dirige un equipo, también dirige a cada una de las personas que forman parte del mismo; esto implica que el líder conoce la naturaleza y experiencia de sus empleados y su nivel de desempeño. El líder utiliza esta información para tomar decisiones respecto al rol y trabajo de los empleados y elegir el estilo de liderazgo más apropiado.

Factor tarea

La tarea se refiere al trabajo por hacer y a los resultados esperados. Está condicionada por dos variables que influyen en el estilo de liderazgo: el tiempo y el nivel de riesgo asociado con el fracaso.

Factor entorno

El estilo de liderazgo puede verse influido por el entorno organizativo y el entorno del equipo. El entorno organizativo es la base de los valores del equipo. Por ejemplo, si una organización presta gran importancia a la cadena de mando no tiende a fomentar un estilo de liderazgo basado en la participación.
La propia situación del equipo puede ser una variable importante en la utilización de los estilos de liderazgo. Situaciones personales de los miembros de un equipo requieren una gestión específica por parte del directivo.

El liderazgo como función dentro de la organización 
Conforme se consolida la teoría de las organizaciones, sobre todo en este siglo, ha cobrado fuerza el estudio del liderazgo como una función dentro de las organizaciones.
Esta perspectiva no enfatiza las características ni el comportamiento del líder, sino las circunstancias sobre las cuales grupos de personas integran y organizan sus actividades hacia objetivos, y sobre la forma en la función del liderazgo es analizado en términos de una relación dinámica.
Según esta perspectiva el líder es resultado de las necesidades de un grupo y operacionalmente, un grupo tiende a actuar o hablar a través de uno de sus miembros; cuando todos tratan de hacerlo simultáneamente el resultado podría ser confuso o ambiguo.
La necesidad de un líder es evidente y real, y esta aumenta conforme los objetivos del grupo son más complejos y amplios. Por ello, para organizarse y actuar como una unidad, los miembros de un grupo eligen a un líder. Este individuo es un instrumento del grupo para lograr sus objetivos y sus habilidades personales son valoradas en la medida que le son útiles al grupo.
El liderazgo en una organización es muy importante porque con él se tiene la capacidad de guiar y dirigir. También una empresa con un buen líder, puede tener una planeación correcta, un excelente control y puede hacer que la empresa fluya sin algún tipo de tardanza, cabe mencionar que un líder no es necesario para que una empresa funcione pero sí la hace más efectiva.

Estilos de liderazgo

Enfoques sustancialistas

Estos enfoques buscan identificar ciertos rasgos de personalidad profundamente arraigados en la persona, permanentes, muchos innatos o adquiridos con un trabajo de largos años. Estos enfoques, si bien pueden contener un carácter ejemplarizador o inspirador, no aportan demasiados elementos o estrategias para el cambio y desarrollo personal o gerencial al respecto.

Enfoques comportamentales

Estos enfoques se basan en el estudio del comportamiento de las personas  y no tanto en el de los rasgos profundos de personalidad de las teorías sustancialistas. Los aportes más importantes en este sentido han sido los de:

-          La teoría X e Y de Mc Gregor

La teoría X lleva a un desempeño autocrático del líder, y la Y a otro participativo. Pero al tratarse de un enfoque unidimensional que trabaja con una sola variable, del uso de la autoridad por parte de quien conduce, resulta poco explicativo de una realidad tan compleja como la del liderazgo.

-          Los sistemas gerenciales de Likert

Formuló un modelo con grados intermedios entre X e Y. Para Likert la mejor forma de conducir un equipo corresponde al comportamiento participativo. Likert encontró que los equipos administrados bajo el sistema participativo eran los más eficaces y los que evidenciaban mejor motivación.

-          El Grid Gerencial de Blake y Mouton

Este matrimonio de investigadores logró definir un modelo en base al entrecruzamiento de dos variables: la preocupación por las personas y la preocupación por la producción.
El principal aporte es el de mostrar que ambas variables se llaman mutuamente. Sería difícil imaginar buenos logros a largo plazo sin un personal comprometido y motivado.

Enfoques situacionales

-          Fred Fielder

Es el primero que subrayó la idea de que no existe un único estilo mejor, el líder ha de desarrollar su capacidad prudencial para estudiar las circunstancias y luego actuar en consecuencia, sin atarse a preconceptos.

-          Hersey y Blanchard

Los autores reconocen que las variables que intervienen en una situación son muchas. Para ellos la madurez de los empleados se determina por dos aspectos igualmente importantes: la competencia técnica (conocimientos) y el interés (motivación y seguridad respecto a la tarea).
El líder situacional es el que utiliza distintos estilos con las distintas personas o con la misma persona pero en distintos momentos. Para lograrlo ha de desarrollar dos habilidades fundamentales:
- Diagnóstico: poder ver qué sucede con su o sus colaboradores en una situación determinada.
- Flexibilidad: asumir un estilo de liderazgo acorde con la situación diagnosticada.

Enfoques personalistas

Para estos enfoques el liderazgo tiene algo de misterio. Algunos de los autores que más se han destacado en esta línea son Bennis y Covey.

Warren Bennis basa el enfoque del liderazgo en el carisma. Llegó a determinar que en todos los casos los líderes:
-          Persiguen un sueño o propósito claro.
-          Lo comunican en forma clara a los demás, logrando que los seguidores se identifiquen y comprometan con él.
-          Son consistentes, persistentes y coherentes con ese sueño.
-          Son conscientes de sus fortalezas, están conformes con ellas y saben aprovecharlas.

Para Covey es imposible tener éxitos públicos si primero no se han conquistado los espacios privados. Representa a la personalidad como un árbol, en el que la copa es lo público y las raíces lo privado, si el árbol no está suficientemente arraigado no habrá frutos ni hojas y se secará y caerá. El liderazgo es una de las victorias públicas que se hacen con los demás, pero que se cimienta en el trabajo interior del líder consigo mismo.

Enfoques prospectivos

Algunos de los elementos emergentes de estos enfoques son:

-          Charles Handy, en el siglo XXI:

Destaca que el líder ha de representar la autonomía de los órganos inferiores en la jerarquía organizacional.
El liderazgo se comparte y rota.
En la cúspide se necesita de un sujeto de grandes cualidades personales.
Se valora el equilibrio del líder entre confianza en sí mismo y humildad, buena comunicación con otros pero capaz de estar solo, muy trabajador pero cuidadoso de la calidad de vida propia y ajena.

-          Peter Senge, en el siglo XXI:

Profundiza la cuestión acerca de las organizaciones que extraen experiencia del pasado para volcarla en el futuro pero enfrentándose a un contexto cambiante. Para ello se requieren líderes dispuestos al diálogo permanente para alcanzar visiones compartidas que permitan alinear a los sujetos tras propósitos comunes.

-          Edgar Schein, en el siglo XXI:

Los líderes del futuro necesitan desarrollar cuatro funciones básicas, orientadas a lo único permanente en las organizaciones:

1. La creación de la organización, para lo que se necesita un líder animador.
2.  La construcción de la organización, para lo que se necesita un líder creador de cultura.
3.  El mantenimiento de la organización, para lo que se necesita un líder sustentador de cultura.
4. El cambio de la organización, para lo que se necesita un líder agente de cambio.

Para desarrollar estas funciones, el líder debe tener las siguientes características personales:
-          Percepción del mundo.
-          Motivación a cambiar y aprender.
-          Equilibrio y fortaleza emocional para manejar la ansiedad del cambio.
-          Capacidad para analizar hipótesis culturales y ampliarlas.
-          Valoración y disposición efectiva hacia la participación de los demás.
-          Disposición para compartir el control de procesos con otros.

El liderazgo en todos los aspectos de la vida, es considerado un sinónimo de éxito  pero no solo a nivel individual sino que de él se desprende la capacidad de inducir al éxito a su entorno.

Generalmente el liderazgo se confunde con el poder y la autoridad ejercida por los sujetos que dirigen grupos u organizaciones pero esto es errado ya que el liderazgo es una habilidad no una imposición, es una destreza que no necesita de imposición sino que motiva e incita a que los demás sujetos decidan voluntariamente adherirse a las pautas dadas por el líder.

Ser un líder no significa ser perfecto pero si conocer profundamente sus defectos y sus virtudes, lo cual le permite un dominio de sí mismo que a su vez lo  enfoca en su entorno, influyéndolo positivamente para lograr y unificar su compromiso con las metas fijadas que tendrán como premisa el bienestar general. Es aquel que inspira una visión positiva y alentadora de futuro en otros y el que les da un sentido de dirección y propósito. Tiene una idea clara de a dónde ir, genera confianza en base a su integridad, conocimiento experto, empatía y habilidad negociadora.

Un buen líder debe tomar decisiones y ser capaz de plantear objetivos realistas y viables para ello ha de adquirir información y buena parte de ésta ha de ser fruto de la interacción y la confianza con sus compañeros, todo esto se ve facilitado por la buena comunicación que debe existir ya que un líder debe ser capaz de dar a conocer sus ideas y a su vez debe entender las ideas de los demás para poder guiarlos. Además, no es aquel que impone miedo sino que es el que se mueve entre sus compañeros manteniendo un contacto apacible, transmitiendo buen humor y la sensación de ser una persona abordable a la que pueden expresar abiertamente sus ideas.

Sin duda alguna, el liderazgo está presente en todas y cada una de las múltiples facetas que puede desarrollar un individuo y en cualquier ámbito ya sea social, comercial, político, militar o religioso. Además, cabe destacar que una de las habilidades determinantes en el éxito de muchos individuos está representada por el liderazgo, la cual es muy positiva tanto para las personas como para las organizaciones ya que la misma es fundamental para alcanzar las metas individuales u organizacionales.